Huishoudelijk reglement ELSA Amsterdam 

Inhoud:

  • Algemene bepalingen (art. 1-5)
  • De leden (art. 6-7)
  • Het bestuur (art. 8-15)
  • De directors (art. 16- 21)
  • De ALV-commissies (art. 22-23)
  • De ALV (art. 24-33)
  • Wijziging van dit huishoudelijk reglement (art. 34-38)
  • Klachtenprocedure (art. 39-41)
  • Statuten (art. 42)
  • Datum laatste wijziging

Algemene bepalingen

Artikel 1
Dit reglement is in overeenstemming met de statuten vastgesteld ten behoeve van de vereniging ELSA Amsterdam.

Artikel 2
Waar in dit reglement sprake is van ALV wordt bedoeld algemene ledenvergadering, zoals beschreven in de statuten. Daar waar sprake is van HR wordt bedoeld huishoudelijk reglement. Waar in dit reglement sprake is van schriftelijkheid wordt daaronder ook begrepen enigerlei vorm van elektronische berichtgeving.

Artikel 3
Alle aangelegenheden van de vereniging worden beheerst door de bepalingen van dit reglement met inachtneming van het bepaalde in de statuten.

Artikel 4
Het bestuur ziet toe op de handhaving van de statuten en dit reglement.

Artikel 5
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet en ten aanzien van interpretatievraagstukken van reglementsartikelen, beslist het bestuur. Het bestuur legt voor de beslissingen verantwoording af aan de ALV.


De leden

Artikel 6
Een uittreksel van de statuten en het HR zijn te verkrijgen bij het bestuur op aanvraag van een lid.

Artikel 7
Lid 1:
De rechten van de leden zijn:
a. verkiesbaarheid en benoembaarheid in alle functies van de vereniging; 
b. stemrecht over personen en zaken; 
c. het woord voeren en interpelleren op ALV’s; 
d. het indienen van moties en amendementen;
e. het bijwonen van en deelnemen aan activiteiten van de vereniging. 
Lid 2:
Alle rechten die krachtens dit artikel aan de leden toekomen, gelden onverkort, tenzij deze worden beperkt door de statuten en/of dit reglement.


Het bestuur

Artikel 8
Lid 1:
Dit artikel is een minimale opsomming, geen limitatieve.
Lid 2:
De President is belast met:
a. de dagelijkse leiding van ELSA Amsterdam; 
b. het handhaven van de statuten en het HR; 
c. het leiden van ALV’s en bestuursvergaderingen; 
d. het afleggen van verantwoording voor het bestuursbeleid; 
e. het uitbrengen van een jaarverslag in samenwerking met de Secretary General; 
f. het optreden als intermediair tussen de vereniging enerzijds en de Universiteit van Amsterdam en de Vrije Universiteit Amsterdam anderzijds; 
g. de zorg voor het contact van het bestuur met kantoren en bedrijven buiten de Universiteit van Amsterdam en de Vrije Universiteit Amsterdam; 
h. het vaststellen en ondertekenen van notulen met de Secretary General; 
i. het bijstaan en/of vervangen van bestuursleden bij voorkomende aangelegenheden en/of werkzaamheden.
Lid 3:
De Secretary General is belast met:
a. het bijeenroepen van ALV’s en het treffen van voorbereidingen tot het houden daarvan; 
b. het notuleren van ALV’s en bestuursvergaderingen; 
c. het vaststellen en onderteken van notulen met de President; 
d. het ter tekening voorleggen van de presentielijst op de ALV’s; 
e. het ter goedkeuring aan de ALV voorleggen van de jaarverslagen van alle bestuursleden; 
f. het bijhouden van de ledenadministratie; 
g. het bijhouden van een verenigingsarchief; 
h. het fungeren als vervanger van de President bij zijn of haar afwezigheid en het dragen van verantwoordelijk voor diens taken. 
Lid 4:
De Treasurer is belast met:
a. het innen en beheren van de verenigingsgelden; 
b. het boeken van financiële feiten; 
c. het samenstellen van een financieel jaarverslag en een begroting, welke ter goedkeuring aan de ALV wordt voorgelegd. 
Lid 5:
Daarnaast kent het bestuur één of meer leden die met een specifieke taak zijn belast. Zij voeren in principe de titel Vice President, voorzien van één van de volgende toevoegingen: Marketing, Academic Activities, Seminars & Conferences, Student Trainee Exchange Programme en Acquisition.

Artikel 9
Het bestuur heeft de bevoegdheid om met opgaaf van redenen leden en begunstigers deelname aan bepaalde activiteiten te ontzeggen.

Artikel 10
Lid 1:
Het zittende bestuur stelt kandidaten voor het nieuwe bestuur voor en wel voor elke functie één kandidaat. De namen van deze kandidaten worden tenminste veertien dagen voor de stemming schriftelijk aan de leden bekend gemaakt.
Lid 2:
Tegenkandidaten kunnen worden voorgesteld door ten minste tien leden. Zulke voordrachten moeten voor aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. Alleen die tegenkandidaten kunnen worden verkozen die tevoren schriftelijk in hun kandidaatstelling hebben ingestemd.
Lid 3:
Alleen iemand die op rechtsgeldige wijze tot kandidaat of tegenkandidaat voor een bestuursfunctie is voorgedragen, kan rechtsgeldig tot zodanig bestuurslid gekozen worden.
Lid 4:
Elk bestuurslid wordt bij afzonderlijke stemming gekozen.
Lid 5:
Bij aanvaarding van de kandidaatstelling moet door de kandidaat overwogen worden of men bereid is samen te werken met anderen dan die met wie men in eerste instantie was gekandideerd. Voor terugtrekking na kandidaatstelling zijn zwaarwegende argumenten vereist.

Artikel 11
Lid 1:
In overeenstemming met artikel 12.1 van de statuten, kan de ALV een bestuurslid schorsen, indien deze in strijd handelt met de belangen van de vereniging. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag eindigt door het verloop van die termijn.
Lid 2:
Een bestuurslid kan bij besluit van een twee derde meerderheid van het bestuur met onmiddellijke ingang worden geschorst, indien er een directe aanleiding is om aan nemen dat hij in strijd handelt met de belangen van de vereniging. Binnen zes weken wordt er een ALV belegd die deze schorsing moet goedkeuren. Als de ALV de schorsing niet goedkeurt, vervalt deze.

Artikel 12
Lid 1:
In overeenstemming met de statuten, kan de ALV een bestuurslid voortijdig ontslaan. Ontslag door de ALV is in ieder geval oneervol. De mogelijkheid tot ontslag bestaat nog steeds op de wisselingsALV, voor het moment van decharge.
Lid 2:
Een bestuurslid kan zelf voortijdig ontslag nemen. Op de eerstvolgende ALV wordt besloten of dit ontslag oneervol is.
Lid 3:
Als een bestuurslid is ontslagen of ontslag heeft genomen wordt de datum van de ingang van het ontslag vermeld in communicatie met externen. Hiermee wordt onder andere bedoeld dat het ontslag en de datum op de website worden vermeld en in contact met werkgevers.
Lid 4:
Op de wisselings-ALV worden de bestuursleden gedechargeerd. De bestuurstermijn, zoals bedoeld in artikel 11.2 van de statuten, loopt van het moment van verkiezing tot het moment van decharge.

Artikel 13
Lid 1:
Als door het voortijdig ontslag nemen van een bestuurslid het aantal bestuursleden onder de zes komt, wordt er in overeenstemming met artikel 14.2 van de statuten een ALV belegd. Daar wordt besloten of er tot vervanging wordt overgegaan.
Lid 2:
Als er tot vervanging wordt overgegaan, wordt er een nieuw bestuurslid gekozen. Een tussentijds benoemd bestuurslid treedt tegelijk met de overige bestuursleden af.
Lid 3:
Als er niet tot vervanging wordt overgegaan, kan het zittende bestuur ervoor kiezen een director aan te nemen.

Artikel 14
Lid 1:
De deelname van bestuursleden aan studiereizen die worden georganiseerd door ELSA Amsterdam, en aan National Council Meetings van ELSA the Netherlands worden betaald uit de bestuursbeurs.
Lid 2:
Als de bestuursbeurs niet toereikend is, betaalt ieder bestuurslid in principe voor zichzelf.
Lid 3:
Met betaling van de deelname van bestuursleden aan bovengenoemde studiereizen en NCM’s van de rekening van ELSA Amsterdam moet worden ingestemd door een gewone meerderheid van de ALV. Het bestuur moet aantonen dat de financiële positie van ELSA Amsterdam niet hierdoor in gevaar komt. In het bijzonder moet worden aangetoond dat de vereniging het huidige en volgende verenigingsjaar aan alle betalingsverplichtingen kan voldoen.

Artikel 15
Bij interne besluitvorming heeft ieder bestuurslid in beginsel één stem. In het geval dat de stemmen staken, heeft de President de doorslaggevende stem.


De directors

Artikel 16
Het bestuur kan zich ten aanzien van zijn taak doen bijstaan door één of meerdere director(s). Het bestuur blijft eindverantwoordelijk voor hetgeen de director is toebedeeld.

Artikel 17
De director wordt door het bestuur benoemd. Het bestuur bepaalt schriftelijk de inhoud van de doelstelling van zijn functie. De director kenmerkt zich middels een specifiek project, dat bestaat uit meerdere interne of externe activiteiten die ten goede komen aan de inhoud van zijn doelstelling. De director heeft de mogelijkheid om zich ten aanzien van zijn project te doen bijstaan door een commissie.

Artikel 18
Het bestuur houdt toezicht op de director en indien daar sprake van is, zijn commissie. De director brengt verslag uit omtrent zijn werkzaamheden en is alleen verantwoording verschuldigd over zijn handelen aan het bestuur. De bestuurscommissies

Artikel 19
Het bestuur kan zich ten aanzien van zijn taak doen bijstaan door commissies.

Artikel 20
Het bestuur benoemt de leden van de bestuurscommissies en bepaalt hun functie, taakomschrijving en de duur van hun benoeming.

Artikel 21
De commissies door het bestuur benoemd, brengen na afloop van hun taak verslag uit over hun werkzaamheden en zijn alleen verantwoording verschuldigd over hun handelen aan het bestuur.


De ALV-commissies

Artikel 22
Lid 1:
De kascontrolecommissie controleert de aard, omvang en verslaglegging van de economische transacties en de financiële positie van de vereniging en de verslaglegging hiervan.
Lid 2:
De kascontrolecommissie controleert zo vaak als zij dat wenselijk acht in het kader van haar taak, doch tenminste eenmaal voor de halfjaarlijkse ALV en eenmaal voor de wisselings-ALV.
Lid 3:
De kascontrolecommissie brengt verslag uit van haar bevindingen op de halfjaarlijkse ALV en de wisselings-ALV. Zij maakt in ieder geval melding van de data waarop controle heeft plaatsgevonden en van eventuele wijzigingen van importantie in de methode van vastlegging van financiële feiten.
Lid 4:
Indien de kascontrolecommissie van mening is dat de aard en/of omvang van bepaalde kosten en uitgaven het redelijke overtreffen, is zij gerechtigd hiervan melding te maken op de ALV, nadat lid 5 van dit artikel in acht is genomen.
Lid 5:
Indien naar de mening van de kascontrolecommissie de aard en/of de omvang van bepaalde kosten en uitgaven het redelijke overtreffen, nodigt zij het bestuur uit om een verklaring te geven.

Artikel 23
Lid 1:
De kascontrolecommissie bestaat uit minimaal twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. Slechts leden en oud-leden van de vereniging komen in aanmerking voor benoeming in deze commissie.
Lid 2:
Leden van de kascontrolecommissie worden benoemd voor de periode van één collegejaar en hebben een maximale totale zittingstermijn van twee collegejaren. De commissie heeft ieder verenigingsjaar een andere samenstelling.
Lid 3:
De kascontrolecommissie heeft bij haar decharge het recht om een of twee mogelijke opvolgers aan de ALV voor te dragen.
Lid 4:
Slechts indien zich niet voldoende kandidaten voor de kascontrolecommissie beschikbaar stellen, kan de ALV besluiten om het bepaalde in lid 2 van dit artikel buiten toepassing te laten.


De ALV

Artikel 24
In juni van ieder jaar wordt een wisselings-ALV gehouden. Verder wordt jaarlijks in de maand januari of februari een ALV gehouden, zijnde de halfjaarlijkse ALV.

Artikel 25
Het bestuur bepaalt de locatie en het tijdstip van de ALV. De ALV wordt niet gehouden op een zaterdag of zondag, op een feestdag of tijdens het academisch reces. Het aanvangstijdstip ligt tussen 9.00 uur en 22.00 uur.

Artikel 26
De ALV is toegankelijk voor leden en begunstigers alsmede de kascontrolecommissie, voorzover zij geen lid meer zijn. Slechts met toestemming van het bestuur kunnen anderen worden toegelaten.

Artikel 27
Na de opening van de ALV wordt de agenda vastgesteld. Vervolgens worden de notulen van de vorige vergadering op schrift uitgedeeld en ter goedkeuring aan de leden voorgelegd. Indien door overmacht het bestuur niet in staat is de notulen op schrift uit te delen, dienen zij integraal te worden voorgelezen. Daarna worden de verdere agendapunten behandeld.

Artikel 28
Op de wisselings-ALV:
a. brengt het bestuur verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar; 
b. legt de Treasurer rekenschap en verantwoording af van het door hem gevoerde financieel beleid; 
c. brengt de kascontrolecommissie verslag uit van haar bevindingen en voegt daaraan een advies toe omtrent het al dan niet dechargeren van de Treasurer; 
d. wordt door de ALV gestemd over decharge van individuele bestuursleden; 
e. wordt een nieuw bestuur door de ALV verkozen en geïnstalleerd; 
f. wordt de kascontrolecommissie gedechargeerd; 
g. wordt een nieuwe kascontrolecommissie benoemd en geïnstalleerd. 

Artikel 29
Op de halfjaarlijkse ALV:
a. brengt het bestuur verslag uit over het gedeelte van het verenigingsjaar tot dan toe; 
b. brengt de kascontrolecommissie verslag uit van haar bevindingen. 

Artikel 30
Bij schriftelijke stemmingen wordt door de voorzitter een commissie benoemd, bestaande uit ten minste drie leden van de vereniging. Deze commissie regelt de stemmingen en besluit inzake alle moeilijkheden die zich kunnen voordoen, behoudens de verantwoordelijkheid van en jegens het bestuur.

Artikel 31
Lid 1:
Geen op de ALV aanwezige voert het woord zonder het van de voorzitter te hebben gekregen. De voorzitter verleent het woord in de volgorde waarin het is gevraagd, tenzij er gegronde redenen bestaan van deze volgorde af te wijken.
Lid 2:
De voorzitter behoeft aan niemand meer dan driemaal aan het woord te verlenen over hetzelfde onderwerp, tenzij de vergadering het verlangt. Een uitzondering geldt voor hen wier voorstel, amendement of motie in behandeling is en voor hen die zich te verantwoorden hebben over aan hen ten laste gelegde feiten.

Artikel 32
De voorzitter heeft het recht de vergadering te allen tijde te schorsen.

Artikel 33
De voorzitter kan een aanwezige die, na tot de orde te zijn geroepen, de vergadering verstoort, gelasten zich uit de vergadering te verwijderen.


Wijziging van dit huishoudelijk reglement

Artikel 34
Lid 1:
Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht bij besluit van de ALV, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar een wijziging van het HR zal worden voorgesteld.
Lid 2:
Voor een wijziging volstaat één ALV, waar de wijziging met tenminste een tweederde meerderheid van de uitgebrachte stemmen wordt aangenomen.

Artikel 35
Een voorstel tot wijziging van het HR kan worden ingediend door het bestuur. Ook kunnen vijf of meer leden een schriftelijk voorstel tot wijziging doen, mits dit ten minste een week voor aanvang van de ALV bij het bestuur wordt ingediend.

Artikel 36
Zij, die de oproeping tot de ALV ter behandeling van een voorstel tot wijziging van het HR hebben gedaan, moeten tenminste vijf dagen voor de dag der vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgestelde wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na de afloop van de dag waarop de vergadering werd gehouden.

Artikel 37
Het bepaalde in de artikelen 34,35 en 36 van dit reglement is niet van toepassing indien in de ALV een absolute meerderheid van alle leden voor wijziging stemt.

Artikel 38
De bestuurders van de vereniging zijn verplicht binnen redelijke termijn na afloop van een ALV waar tot wijziging van dit reglement besloten is, een ondertekend afschrift met de volledige, doorlopende tekst van het HR, zoals deze na de wijziging luidt, in het verenigingsarchief op te nemen.


Klachtenprocedure

Artikel 39
Klachten over of te maken hebbend met ELSA Amsterdam, het bestuur, individuele bestuursleden of andere organen van de vereniging, worden in eerste instantie gericht aan het bestuur. Het bestuur geeft binnen zes weken schriftelijk antwoord op de klacht.

Artikel 40
Als de eiser niet tevreden is met het antwoord van het bestuur, wordt ofwel ELSA the Netherlands, dan wel de Universiteit van Amsterdam gevraagd om te bemiddelen.

Artikel 41
Leden hebben het recht hun klachten kenbaar te maken aan de ALV. De ALV kan besluiten gevolg te geven aan dergelijke klachten.


De statuten

Artikel 42
Lid 1:
Waar de statuten spreken over het adres van de vereniging, wordt bedoeld Oudemanhuispoort 4, 1012 CN Amsterdam, kamer A2.31.
Lid 2:
Waar de statuten in artikel 14.5 sub I spreken over 10.000 gulden, wordt bedoeld €5.000.


Datum laatste wijziging

Dit reglement is laatstelijk gewijzigd op de ALV de dato 4 juni 2015